Bugun IND'deki Case Manager'imiz telefonla arayarak RVO'nun dosyamizda eksik bir belge tespit ettigini haber verdi. Biz sirketin kurulusu esnasinda ortaklari (major shareholders) ayrica Direktor olarak atamamistik, sadece Hissedarlar defterinde adlari yaziliydi, yani sirketin kurucu ortagi olduklarini ve work permit basvurulari olumlu sonuclanir sonuclanmaz belirli rol ve sorumluluklari olan Direktorluk gorevlerine atanacaklarini belirtmistik. IND de kendi yaptiklari on incelemede bunun uygun oldugunu, dosyamizda eksik bir sey olmadigini teyit etmisti. Fakat RVO kurucu ortaklik konumunu kabul etmemis. Sirketin kendisinin Ticaret Odasi (KvK)'ya kayitli olmasinin yani sira "Basvuru yapan kisilerin isimlerinin" de Ticaret Odasi'na kayitli olmasi gerektigi sartini one surmus.
Case Manager'in kendisi de saskindi: "Ozur dileriz, biz de bunun gerekli oldugunu bilmiyorduk, su ana kadarki islemlerde istenmemisti, bilseydik sizden daha once isterdik". dedi. Soyledigine gore bizimki haricinde bu sekilde donus yapilan bir basvuru daha varmis. Fakat isin olumlu olan tarafi, bu asamada basvuruyu reddetmiyorlar ve size eksiklerinizi tamamlamaniz icin firsat veriyorlar. Case Manager bize bir hafta sure verdi, "bu bir hafta icinde kayit islemini tamamlayin veya tamamlamaniz icin ne kadar bir sureye ihtiyaciniz oldugunu bana haber verin; eger 1-2 haftada yapabilirseniz belgeyi RVO'ya iletip islerine devam etmelerini saglayacagiz. Fakar 2 haftadan uzun surerse size gecici olarak ret verebiliriz, siz de belgenizi tamamlayinca ret kararina yazili olarak itiraz edersiniz" dedi. Tabii ki itiraz surecine girmeyi hic istemiyoruz cunku o haftalar, aylar surecek bir bekleyis anlamina geliyor. O nedenle hemen islemi yapmaya koyulduk.
Normalde bir BV'ye yeni Direktor atamasi veya Direktor degisikligi yapilirken, atanacak kisi Hollanda vatandasi degilse ve/veya Hollanda'da yasamiyorsa KVk.nl sitesinden Formulair 10 adindaki form indirilip, Direktor olacak kisi tarafindan doldurup imzalaniyor. Sonra buna yine o kisinin apostilli kimlik/pasaport kopyasi ve E-devlet'den Ingilizce alinmis adres belgesi (ikamet kaydi) ekleniyor. Bu belgeleri ayrica sirketin genel muduru veya o an imza yetkisi olan baska bir Direktor de imzaliyor ve yetkili kisi kendi kimlik kopyasini da ekliyor. Sonra bu belgeler islak imzali sekilde, normal Posta ile KvK'ya gonderiliyor. Onlarin bavuruyu alip isleme koyup kayitlarinizi degistirmesi 10 gun-2 haftayi buluyor. Tabii yeni Direktor'unuz ornegin Turkiye'de ise, Turkiye'den Hollanda'ya posta suresini de hesaba katmaniz lazim. Yani is 3-4 haftayi buluyor.
Bu kadar beklemek istemiyorsaniz ve Hollanda'da sirketi temsil eden, imza yetkisi olan biri varsa belgeleri Turkiye'den bu kisiye gonderip onun KvK'nin en yakin ofisinden randevu alarak elden teslim etmesi de mumkun. Fakat yine de 1-2 haftayi gozden cikarmaniz veya Express kargoya onemli bir miktarda para para bayilmaniz gerekuyor.
Ucuncu ve en hizli yontem ise, islemi Hollanda'daki bir Noter kanaliyla yapmak. Ancak Direktor olarak atanacak kisilerin sirkette imza yetkisi olan kisiye veya Noterin kendisine bu degisiklik icin Vekalet (Power of Attorney) vermesi gerekiyor. Vekalet isini biz 4 sene once ilk sirket kurulusunda yapmistik ve o donem oldukca sorunlu bir surecti. Cunku ortaklar once Turkiye'deki bir notere gidip Turkce olarak bir vekalet belgesi imzaladilar, sonra o belgenin noter onayli, Ingilizce tercumeli kopyasini apostilleyip Hollanda'ya gonderdik ve Hollanda'daki noter de kurulus belgelerini ortaklar adina bu sekilde imzaladi. Fakat 1 Ocak 2024 itibari ile Hollanda'da Noterlerin uzaktan, yani online olarak kimlik tespiti yapabilmesine artik olanak taniniyor. Bu da, sirket kurulusu veya Direktor atamasi vb. islemlerde kisi Hollanda disinda olsa bile, online konferans gorusmesi ile Noter'e baglanip islemini yaptirabilmesi anlamina geliyor. Gorusme sirasinda elbette yaninizda pasaportunuz oluyor ve onu kameraya gosterek kimliginizi dogruluyorsunuz.
Noter, alinan vekalet ile veyahut soyledigim sekilde kimlik tespiti yaparak islemi baslatiyor. Ortaklar adina soz konusu degisiklige dair bir yazili tutanak hazirliyor ve daha sonra hem sirkette imza yetkisi olan kisi hem de Direktor olarak atanacak kisi veya kisiler adina Noter bu tutanagi imzaliyor. Degisiklik tutanagi icin Noter'e bir ucret odemeniz gerekiyor. Bu ucret de Noterden Notere degisiyor, ama genelde 300 ile 900 EUR arasi tutuyor diye biliyorum. Tabii soz konusu degisikliklerin niteligi de onemli. Birden fazla degisikligi ayni anda yaptiriyorsaniz tutanak da ona gore daha uzun oluyor ve daha pahaliya gelebiliyor. Fakat odediginiz ucrete degiyor cunku Hollanda'daki Noterler Ticaret Odasi'nin elektronik sistemine entegre oldugu icin, onlar kayitlardaki degisikligi hemen online olarak KvK'ya iletebiliyorlar. Bu sekilde isleminiz 1 veya en fazla 2 gun icinde yapilmis oluyor.
Biz hemen daha onceki islemimizi yapan Noter'e ulastik. Yarin arayip randevu verecekler ve en gec Persembe gunu islemimizi yaptirmis olmayi umuyoruz. Insallah artik bu son istedikleri belge olur cunku gercekten boyle surprizlerden cok yorulduk. IND ve RVO'nun hem kendi aralarinda hem de bunyelerindeki gorevliden gorevliye farkli bilgiler vermeleri, koordinasyonsuzluklari gercekten biktirdi.